通知，可以說(shuō)是HR在工作中應用最多的一種應用文了，雖說(shuō)我們可以不按國家公文處理辦法來(lái)寫(xiě)通知，但是基本的注意事項還是要有的。人力資源部門(mén)作為和員工利益相關(guān)的多個(gè)政策的制定者、執行者與監督者，在通知的應用上也要下足功夫。

　　一、通知的構成要素

　　通知的格式一般包括：標題、發(fā)文字號(通知編號)、稱(chēng)呼、正文、落款等。

　　(一)標題

　　標題一般格式為“關(guān)于XXX的通知”，標題是對正文內容的提煉，也就是讓他人一看到標題就明白通知是說(shuō)關(guān)于哪方面的事宜。

　　如果通知比較緊急或者重要，可以在標題中寫(xiě)明，如“關(guān)于XXX的緊急通知、關(guān)于XXX的重要通知”等。

　　在實(shí)操中，有的人不重視標題，或者直接寫(xiě)“通知”二字，或者寫(xiě)“XX通知”(如：放假通知)等，這些標題都是不規范和不嚴謹的。如果將全年的通知進(jìn)行存檔，目錄中全是“通知”二字，對于文檔的查找也是不方便的。

　　(二)發(fā)文字號(通知編號)

　　在紅頭文件中，一般是說(shuō)發(fā)文字號，這個(gè)在《規章制度文檔的構成要素》里面進(jìn)行了說(shuō)明，在此不再重復。

　　在非紅頭文件中，叫發(fā)文字號有些不倫不類(lèi)，筆者將稱(chēng)它為通知編號。通知編號按時(shí)間順序進(jìn)行編號，編號規則可以自定，建議體現公司信息、部門(mén)信息、年份、順序號等，要和規章制度的編碼區分開(kāi)來(lái)，如HY-HR-20160001，HY代表公司、HR代表部門(mén)、2016代表年份、0001代表順序號。一般在文檔、表格等編碼規則中，建議順序號一定要帶有虛數0。

　　(三)稱(chēng)呼

　　稱(chēng)呼也就是被通知者的名稱(chēng)，可以是單位、部門(mén)、團體、個(gè)人等，如“公司全體員工;生產(chǎn)一線(xiàn)員工;財務(wù)部、生產(chǎn)部;張三、李四;……”。

　　(四)正文

　　正文是整個(gè)通知中最重要的部分，它寫(xiě)明通知的事項及要求等。正文內容一般由以下幾部分構成：

　　正文內容一般包括緣由、事項、結尾三部分。

　　緣由指通知的背景、目的等，讓被通知者明白為什么要給他們發(fā)這一則通知，緣由部分的結尾是“現通知如下、現將有關(guān)事項通知如下、特此以下通知”等用語(yǔ)，用于過(guò)渡到事項部分。緣由內容不建議寫(xiě)過(guò)多的內容，能將原因描述清楚即可。緣由部分在一些簡(jiǎn)短通知中可以不用過(guò)渡用語(yǔ)或者是直接把緣由省略。

　　事項要寫(xiě)明被通知者應當知道、執行等具體事項及要求等。事項內容要描述準確、條理清楚、內容嚴謹、便于執行等，不能讓被通知者看到通知后不知如何執行。

　　結尾不是必需的，可寫(xiě)可不寫(xiě)。如果要寫(xiě)，有幾種可能：

　　通知生效的日期或效力時(shí)間范圍，如自通知之日起執行，自XXXX年XX月XX日起執行，效力期限為XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日等。

　　對事項執行的要求，如“望遵照執行;特此通知，請認真執行”等，也可以直接用“特此通知”。

　　幾項不規范通知事例：

　　【事例1】某公司發(fā)布了一則通知，主要內容是讓某部分員工參加臨時(shí)培訓，其中關(guān)于培訓日期和時(shí)間是這樣描述的：培訓時(shí)間為明日14點(diǎn)整。按照通知的落款時(shí)間或發(fā)布時(shí)間，被通知員工可以知道是哪一天培訓，但是不建議這樣描寫(xiě)，不能讓被通知者推斷，而是要明確寫(xiě)明，如培訓時(shí)間為2016年11月18日14點(diǎn)整，或者培訓時(shí)間為明(2016年11月18日) 14點(diǎn)整。

　　【事例2】某公司公布了國慶節放假的通知，其中有部分內容這樣寫(xiě)：根據國家放假安排，公司放假時(shí)間為10月1日至10月3日。國家國慶節請假安排可不是這樣安排的，這緣由表述有誤�？梢灾苯诱f(shuō)明公司根據生產(chǎn)情況，放假時(shí)間為……。

　　【事例3】某公司因生產(chǎn)任務(wù)重，計劃國慶節放假5天，通知正文內容“因公司生產(chǎn)任務(wù)繁重，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì )研究決定，公司國慶放假安排為10月1日至10月5日放假，特此通知�！�。這則通知沒(méi)有告知員工4日和5日是調休的哪兩天，內容不嚴謹。

　　【事例4】某公司發(fā)放端午福利，通知中寫(xiě)明是全體員工都可領(lǐng)福利，結果保潔員去領(lǐng)福利時(shí)被告知不包括保潔員。此通知內容不嚴謹，容易讓員工心生不滿(mǎn)。

　　(五)落款

　　落款包括署名、日期和印章等。

　　二、通知的分類(lèi)

　　在普遍認知中，通知一般有事務(wù)性通知、任免性通知、發(fā)布性通知、轉發(fā)性通知、批轉性通知等。在人力資源實(shí)操中，用的最多的是事務(wù)性通知和任免性通知。

　　事務(wù)性通知。主要是要求具體事項的執行等，如關(guān)于XX放假的通知、關(guān)于對XX進(jìn)行獎勵的通知

　　任免性通知，在人力資源實(shí)操中可以將其范圍擴展，叫任免異動(dòng)性通知，主要用于任免、聘用、調動(dòng)、離職、解除勞動(dòng)關(guān)系等方面。

　　另外發(fā)布性通知主要是用于發(fā)布規章制度，一般紅頭文件中用的較多，在實(shí)行非紅頭文件的公司中，也可以用通知發(fā)布規章制度，但通知編號和制度編碼都是獨立的。轉發(fā)性通知一般用于兩個(gè)方面，一是下級機構轉發(fā)上級單位的公文，二是轉發(fā)不相關(guān)單位的公文，如轉發(fā)社保局、職評辦等單位的公文。

　　三、注意事項

　　在實(shí)操中，有的人對通知認識不清，或者對工作了解較少，造成對通知應用不規范或者工作缺失。

　　(一)通知具有短效性

　　通知一般是要求立即執行的具體事項，一般都是立即執行、生效的，過(guò)了規定時(shí)間或者事項執行完畢后，通知也就失去了作用。如關(guān)于發(fā)放XX獎勵的通知，獎勵發(fā)放完畢后通知隨之失效;關(guān)于XX會(huì )議的通知，過(guò)了會(huì )議時(shí)間，通知失去了效力。

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