會(huì )計從業(yè)《會(huì )計電算化》基礎知識點(diǎn)：構建數據清單

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　　構建數據清單、記錄單的使用

　　(一)數據清單的構建

　　1.數據清單的概念

　　Excel中，數據庫是通過(guò)數據清單或列表來(lái)實(shí)現的。數據清單是一種包含一行列標題和多行數據且每行同列數據的類(lèi)型和格式完全相同的Excel工作表。

　　數據清單中的列對應數據庫中的字段，列標志對應數據庫中的字段名稱(chēng)，每一行對應數據庫中的一條記錄。

　　2.構建數據清單的要求

　　為了使Excel自動(dòng)將數據清單當作數據庫，構建數據清單的要求主要有：

　�、倭袠酥緫�位于數據清單的第一行，用以查找和組織數據、創(chuàng )建報告。

　�、谕�一列中各行數據項的類(lèi)型和格式應當完全相同。

　�、郾苊庠跀祿�清單中間放置空白的行或列，但需將數據清單和其他數據隔開(kāi)時(shí)，應在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。

　�、鼙M量在一張工作表上建立一個(gè)數據清單。

　　構建數據清單的要求

　　(二)記錄單的使用

　　1.記錄單的概念

　　記錄單又稱(chēng)數據記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數據清單中相關(guān)記錄的對話(huà)框。

　　2.通過(guò)記錄單處理數據清單的記錄

　�、偻ㄟ^(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)

　　通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀(guān)，操作簡(jiǎn)單，減少數據處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數據清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

　�、凇坝涗泦巍睂υ�(huà)框的打開(kāi)

　　Excel2003輸入數據清單的列標志后，選中數據清單的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊“數據”菜單中的“記錄單”命令。

　　Excel2013的數據功能區中盡管沒(méi)有“記錄單”命令，但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄”或“功能區”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。

　　Excel2013記錄單的添加與打開(kāi)操作圖解

　　【提示】

　　1.“記錄單”對話(huà)框打開(kāi)后，只能通過(guò)“記錄單”對話(huà)框來(lái)輸入、查詢(xún)、核對、修改或者刪除數據清單中的相關(guān)數據，但無(wú)法直接在工作表的數據清單中進(jìn)行相應的操作。

　　2.在Excel2003中，記錄單、篩選、排序、分類(lèi)匯總都在“數據”菜單中打開(kāi)。

　�、墼凇坝涗泦巍睂υ�(huà)框中輸入新記錄

　　單擊“新建”，光標自動(dòng)移至第一個(gè)空白文本框，輸入相關(guān)數據按“Tab”鍵或單擊第二個(gè)空白文本框，繼續輸入其他數據。

　　在數據錄入過(guò)程中，如果發(fā)現某個(gè)文本框中的數據錄入有誤，可將光標移入該文本框或按“Shift+Tab”鍵移至上個(gè)文本框，直接進(jìn)行修改。

　　如果發(fā)現多個(gè)文本框中的數據錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框，等待數據錄入。

　�、芾�用“記錄單”對話(huà)框查找特定單元格

　　單擊“記錄單”中的“條件”按鈕，文本框內容清空，輸入查詢(xún)條件，按回車(chē)鍵或點(diǎn)擊“上一條”或“下一條”查詢(xún)。

　　符合條件的記錄將分別出現在對話(huà)框相應列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區相應顯示記錄的次序數以及數據清單中記錄的總條數。

　　這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢(xún)條件的查詢(xún)中，只要在對話(huà)框多個(gè)列名后的文本框內同時(shí)輸入相應的查詢(xún)條件即可。

　　利用記錄單查找單元格操作圖解

　�、堇�用“記錄單”對話(huà)框核對或修改特定記錄

　　查找到待核對或修改的記錄后，在對話(huà)框相應列后文本框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。

　�、蘩�用“記錄單”對話(huà)框刪除特定記錄

　　查找到待刪除的記錄后，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，本條記錄即被刪除，記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷(xiāo)。

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